Настройка системы > Выставки > Выставочные комплексы

Справочник выставочных комплексов используется для хранения информации о площадках, на которых проходят выставки, обслуживаемые компанией.

Доступ к справочнику осуществляется через меню:

Настройки → Выставки → Выставочные комплексы

Каждая выставка, зарегистрированная в системе, имеет свойство «Выставочный комплекс», которое указывает на площадку проведения выставки. Таким образом, справочник выставочных комплексов представляет собой централизованный список всех выставочных площадок, используемых компанией.

Назначение справочника

Использование справочника выставочных комплексов позволяет:

•хранить информацию о выставочных площадках в одном месте;

•использовать единые данные при создании выставок и проектов;

•учитывать особенности конкретных площадок;

•автоматически использовать параметры комплекса при планировании работ.

Важно понимать, что выставочный комплекс в системе EXPOOffice — это не только место проведения выставки в классическом понимании. В системе данный объект используется более широко и фактически обозначает место застройки или реализации проекта.

Например, выставочный комплекс может представлять собой:

•выставочный центр или павильон, где проходит выставка;

•музей, в котором создаётся экспозиция;

•торговый центр или магазин, где оформляется выставочная зона;

•офисное помещение, в котором создаётся демонстрационная экспозиция;

•квартиру или жилое пространство, где реализуется интерьерный проект;

•любую другую площадку, где выполняются проектные работы.

Таким образом, выставочный комплекс — это универсальное описание площадки, на которой выполняется проект. Это может быть как традиционный выставочный центр, так и любой другой объект, где осуществляется монтаж, строительство или оформление экспозиции.

Фактически в системе выставочный комплекс выполняет роль места застройки проекта, в рамках которого проводятся работы, планируются этапы, учитываются требования площадки и формируются сроки выполнения задач.

При создании выставочного комплекса пользователь указывает основные характеристики площадки:

•Название — название выставочного комплекса;

•Страна — страна расположения комплекса;

•Город — город проведения выставок;

•Улица — адрес или расположение комплекса;

•Описание — дополнительная информация о площадке;

•Дата аккредитации 1

•Дата аккредитации 2

•Дата аккредитации 3

После создания выставочного комплекса его свойства могут быть изменены в любой момент.

Файлы выставочного комплекса

К карточке выставочного комплекса можно прикреплять файлы с дополнительной информацией, например:

•схемы павильонов;

•правила работы выставочного центра;

•инструкции по аккредитации;

•технические требования площадки;

•планы размещения стендов.

Файлы могут быть распределены по категориям, что упрощает хранение и поиск информации.

Загрузка файлов возможна только при редактировании карточки выставочного комплекса.

Использование дат аккредитации

Параметры «Дата аккредитации» используются системой для автоматического планирования сроков выполнения работ в проектах.

Во многих выставочных комплексах стоимость аккредитации или оформления документов увеличивается по мере приближения даты монтажа. Поэтому система позволяет заранее учитывать такие особенности площадки.

Например:

•стоимость аккредитации увеличивается в 1,5 раза за 14 дней до начала монтажа;

•стоимость увеличивается в 2 раза за 7 дней до начала монтажа.

В этом случае можно задать:

•Дата аккредитации 1 — 14 дней

•Дата аккредитации 2 — 7 дней

Эти параметры могут использоваться в шаблонах процессов при создании проектов.

Например, этап проекта «Аккредитация» может использовать дату аккредитации 1 для автоматического расчёта сроков:

•предупреждение — за 7 дней до даты аккредитации;

•режим «паника» — за 2 дня до даты аккредитации.

Таким образом, ответственный сотрудник заранее получает уведомления о приближении критических сроков.

Другие даты аккредитации могут использоваться в других этапах проекта для автоматического расчёта дедлайнов и контрольных сроков выполнения работ.