Справочник выставок содержит информацию обо всех выставках, с которыми работает компания. Доступ к списку выставок осуществляется через меню:
Настройки → Выставки → Выставки
Выставки могут быть заведены заранее, например при планировании участия компании в будущих мероприятиях, либо создаваться автоматически при создании нового проекта, если соответствующая выставка ещё не зарегистрирована в системе.
Список выставок представляет собой единый справочник, в котором хранится информация обо всех выставочных мероприятиях, используемых в проектах компании.
Назначение выставки в системе
Выставка используется как ключевой объект планирования проектов, связанных с определённым мероприятием. Она объединяет:
•проекты, выполняемые для данной выставки;
•клиентов, участвующих в выставке;
•контакты с клиентами, связанные с подготовкой к выставке;
•сроки монтажа и демонтажа экспозиций.
Это позволяет организовать работу компании вокруг конкретных мероприятий и эффективно управлять проектами, связанными с участием клиентов в выставках.
Основные свойства выставки
Карточка выставки содержит ряд параметров, описывающих выставку и сроки выполнения работ.
К основным свойствам относятся:
•Дата начала выставки — дата открытия выставки для посетителей;
•Дата окончания выставки — дата завершения работы выставки;
•Дата начала монтажа — дата, с которой разрешается монтаж экспозиций;
•Дата окончания монтажа — крайний срок завершения монтажа;
•Выставочный комплекс — площадка, на которой проводится выставка;
•Файлы описания выставки — дополнительные материалы, например регламенты, схемы павильонов или технические требования;
•Другие сведения о выставке — дополнительная информация, необходимая для работы.
Также в карточке выставки автоматически сохраняются:
•дата создания выставки в системе;
•пользователь, который создал запись.
Рекомендации по именованию выставок
При создании выставки рекомендуется указывать название выставки вместе с годом её проведения.
Например:
AQUATERM 2012
Указание года помогает:
•отличать выставки, проходящие ежегодно;
•быстрее находить нужную выставку в списках и поисковых запросах;
•корректно разделять проекты разных лет.
Контроль дублирования выставок
При создании новой выставки система автоматически проверяет наличие совпадений по следующим параметрам:
•дата начала выставки;
•дата окончания выставки;
•выставочный комплекс.
Если система обнаруживает выставку с такими же параметрами, пользователю выводится предупреждение о возможном совпадении.
После этого пользователь может:
•отказаться от создания новой записи;
•либо подтвердить создание выставки, если новая выставка действительно должна быть заведена.
Таким образом система помогает предотвращать случайное дублирование выставок, при этом не ограничивая пользователя в случаях, когда совпадение параметров является допустимым.