В системе EXPOOffice для ускорения создания и управления проектами используются шаблоны проектов, которые называются процессами.
Процесс — это заранее настроенный шаблон проекта, в котором определены:
•этапы проекта;
•последовательность этапов;
•документы, которые необходимо подготовить на каждом этапе.
Фактически процесс описывает типовой порядок выполнения проекта.
Принцип работы процессов
Сначала в системе настраивается процесс — это последовательность этапов проекта. Каждый этап содержит список документов, которые должны быть подготовлены на этом этапе.
После настройки процесс может использоваться многократно. При создании нового проекта менеджер просто выбирает подходящий процесс, и система автоматически создаёт структуру проекта:
•добавляет все этапы;
•устанавливает порядок этапов;
•подключает необходимые документы.
Таким образом, один процесс может использоваться для создания множества проектов, которые выполняются по одинаковой схеме.
Преимущества использования процессов
Использование процессов позволяет:
•ускорить создание новых проектов;
•стандартизировать работу сотрудников;
•снизить вероятность пропуска важных этапов;
•обеспечить контроль выполнения задач;
•обеспечить единый порядок подготовки документов.
Менеджеру не нужно каждый раз вручную создавать структуру проекта — достаточно выбрать подходящий процесс.
Различные процессы для разных типов проектов
Для различных типов проектов могут использоваться разные процессы.
Например:
•простой процесс для небольшого стенда;
•стандартный процесс для типовой выставочной экспозиции;
•сложный процесс для крупных проектов.
Каждый процесс может иметь собственный набор этапов и документов.
Выбор процесса при создании проекта
При создании нового проекта менеджер выбирает процесс, по которому будет выполняться проект.
После выбора процесса система автоматически формирует структуру проекта на основе шаблона, и менеджер может сразу приступать к работе.
Настройка процессов
Для настройки процесса необходимо выполнить три этапа настройки:
1.Настройка шаблонов документов
Определяются типы документов, которые могут использоваться в проектах.
2.Настройка шаблонов этапов
Для каждого этапа определяется список документов, которые должны быть подготовлены при прохождении этапа.
3.Настройка шаблона процесса
Формируется последовательность этапов проекта и определяется порядок их выполнения.
После выполнения этих настроек процесс может использоваться как шаблон для создания новых проектов.
Для настройки процесса необходимо выполнить настройку: