Настройка системы > Шаблоны проектов (процессы)

Шаблон документа является базовым элементом структуры проекта. Он определяет тип документа, который может использоваться в проекте, его название, правила работы с ним и дополнительные механизмы контроля.

Шаблоны документов используются при настройке шаблонов этапов. На этапе определяется, какие документы должны быть подготовлены в процессе выполнения данного этапа.

Таким образом, шаблон документа отвечает на вопрос:

какие документы существуют в проекте и как система должна работать с ними.

Назначение шаблонов документов

Использование шаблонов документов позволяет:

•стандартизировать набор документов в проектах;

•контролировать наличие обязательных документов;

•управлять правилами загрузки файлов;

•контролировать сроки подготовки документов;

•организовать процесс согласования документов;

•отслеживать изменения документов.

Каждый шаблон определяет название документа, которое будет отображаться в проекте.

Типы документов

В системе предусмотрено несколько типов документов.

Обычный документ

Это стандартный тип документа, в который пользователь загружает один или несколько файлов.

Документ может:

•иметь несколько версий;

•содержать пакет файлов;

•участвовать в процессе согласования.

Этот тип используется для большинства документов проекта.

Закрытый документ

Закрытый документ не предполагает загрузки файлов в систему.

Он используется в тех случаях, когда необходимо зафиксировать наличие документа, но хранить его содержимое в системе нежелательно.

Например:

•счет-фактура;

•акт выполненных работ.

В этом случае пользователь просто отмечает наличие документа, не загружая файл.

Текстовый документ

Текстовый документ формируется не через загрузку файла, а непосредственно в системе.

Пользователь вводит текст документа прямо в интерфейсе управления проектом. При этом для такого документа продолжают работать все механизмы системы:

•контроль версий;

•контроль обязательности;

•согласование;

•отслеживание изменений.

•Свойства шаблона документа

Основные свойства

Название документа

Название документа, которое будет отображаться в этапе проекта.

Тип документа

Определяет способ работы системы с документом.

Возможные типы:

•обычный документ;

•закрытый документ;

•текстовый документ.

Обязательный для визирования этапа

Если данное свойство включено, этап проекта нельзя визировать, пока документ:

•не загружен в систему;

•или не отмечено его наличие (для закрытого документа).

Пакет файлов

Позволяет загружать несколько файлов в один документ.
Это удобно для документов, состоящих из нескольких файлов, например:

•дизайн-макеты;

•договоры с приложениями;

•комплекты чертежей.

В этом случае версией документа считается весь пакет файлов.

Если хотя бы один файл в пакете изменяется, создаётся новая версия документа.

Многовариантный документ

Позволяет создавать несколько вариантов одного документа.

Каждый вариант является полноценным документом. Для завершения этапа необходимо выбрать финальный вариант.

Чаще всего используется для документа «Дизайн-проект», когда необходимо подготовить несколько вариантов дизайна.

Допустимы комментарии

Позволяет пользователям оставлять комментарии к документу.

Ограничения загрузки файлов

Для документов можно задать правила загрузки файлов.

Использовать ограничения загрузки

Включает механизм ограничений.

•Максимальный размер файла - Определяет максимально допустимый размер одного файла. Указывается в килобайтах.

•Список допустимых расширений - Определяет список разрешённых типов файлов. Например: pdf.
Расширения указываются через пробел, например: gif jpg jpeg png
Если список пустой — допускаются файлы любого типа.

Контроль сроков подготовки документа

Включает механизм контроля сроков подготовки документа.

Для документа рассчитывается плановая дата исполнения, после чего система может отслеживать:

•был ли документ загружен вовремя;

•или был загружен с опозданием.

Планировать даты исполнения по договору

Используется только если включено свойство «Планировать даты исполнения».

В этом случае срок подготовки документа рассчитывается относительно даты договора (это специальный режим, не связанный с текстами реальных договоров).

Контроль ключевых документов

Контролировать дату первой загрузки документа

Позволяет задать интервал, в течение которого должна произойти первая загрузка документа.

Например:

30 дней до даты начала выставки

Если документ загружен вне допустимого интервала, система фиксирует нарушение регламента.

В качестве базовой даты может использоваться, например: дата начала выставки.

Отслеживание изменений

Если свойство включено, система фиксирует изменения документа.При следующем входе пользователя в систему документы, которые были изменены после его последнего входа, отображаются с визуальной отметкой.

Это позволяет пользователю быстро увидеть:

•какие документы были обновлены;

•какие необходимо проверить;

•какие документы не изменялись.

Рецензируемый документ

Включает механизм согласования документа.

Для документа можно назначать:

•авторов;

•рецензентов.

Авторы документа

Определяет, кто может быть автором документа. Можно задать ограничения:

•по пользователям системы;

•по ролям команды проекта.

Если список пустой — ограничений нет.

Рецензенты документа

Определяет, кто может участвовать в согласовании документа. Ограничения задаются аналогично авторам:

•по пользователям системы;

•по ролям команды проекта.

Если список пустой — ограничения отсутствуют.

Дополнительные свойства

Показывать в Канбане пользователя

Позволяет отображать документ на канбан-доске пользователя, что упрощает контроль текущих задач.

Управление шаблонами документов

В списке шаблонов документов можно:

•создавать новые шаблоны;

•редактировать существующие;

•удалять шаблоны;

•добавлять типовые документы.

Редактирование шаблона

При редактировании допускается изменение любых свойств шаблона документа. Если документы уже задействованы в каких либо проектах, то система предложит изменить свойства документов в данных проектах. Пользователь может подтвердить или запретить изменение документов в существующих проектах. При разрешении содержимое самих документов в существующих проектах не изменяется.

Удаление шаблона документа

При удалении система проверяет, используется ли данный шаблон в шаблонах этапов.

Возможны два варианта:

•если шаблон не используется — он удаляется;

•если используется хотя бы в одном этапе — система запрещает удаление.